RAZONES PRÁCTICAS POR LAS QUE NO TODOS DEBEN USAR LOS FORMATOS TRIBUTARIOS

Hemos estado observando en distintos cursos sobre Libros, sobre las dudas en la aplicación o no de los Formatos de uso Tributario. Si bien podría señalarles una norma legal, en el presente envió deseo presentar razones de práctica contable por las que no necesariamente se deben usar los formatos. Al respecto debemos considerar los siguientes puntos:

1) La Sunat audita de la misma manera a la Telefónica que a un comerciante de la Parada.-

Si consideramos los avances en la auditoría, consideraremos el importante papel que ocupa la tecnología hoy en día. Es así que podemos hablar de software de análisis de datos (Llamados Software de Auditoría) que realiza su examen sobre la Base de Datos del auditado. Por ello podemos inferir que la Administración Tributaria considera solicitar información mínima que debe estar en la base de datos a auditar, quedando en segundo plano los libros físicos. La diferencia entre el volumen de transacciones hace que un auditor requiera de determinada información; este requerimiento ha sido reforzado sistemáticamente con relación al uso de bases de datos. Puede que el comerciante de la Parada este en el Régimen Especial del Impuesto a la Renta o en el General. Si su Contabilidad es llevada de forma manual, obviamente no encontraremos una base de datos sino registros físicos; es aquí donde la Administración Tributaria requiere de que la información del contribuyente adopte un estándar para su revisión, de allí la necesidad de los formatos.

2) Una cosa es la Información Mínima y otra los Formatos.-

Este punto es clave, la información mínima es un requerimiento para todos los deudores tributarios en general. Ya tengan un sistema contable manual o computarizado. Los formatos tan solo para aquellos que NO USEN un sistema contable que este en función de Hojas Sueltas o Continuas (Ver. Sistema Contable)

3) Son Formatos, no necesariamente Libros y Registros.-

Creo que este punto es una consecuencia de lo anterior. Los Formatos tienen sus propias reglas, en algunos casos se obvia el uso de uno de ellos. Nosotros sabemos que en Contabilidad no podemos estar en el juego de “Usar o No” los Libros y Registros, porque desde la perspectiva de la Teneduría de Libros cada uno cumple una función que en algunos casos es hasta indispensable. Para ejemplo la Norma Tributaria establece la posibilidad de no usar “el Libro Caja Bancos” siempre que la información este en el “Libro Mayor”. Cabe señalar que esta excepción es para un Sistema Contable basado en hojas sueltas o continuas (Ver. Sistema Contable Computarizado).

Desde una perspectiva contable NO PODEMOS OBVIAR EL USO del Libro Caja Bancos porque es indispensable para el proceso de centralización de las operaciones de cobro y salida de efectivo y equivalente de efectivo. Ya sea Manual o Computarizado el sistema dicho libro es siempre necesario para el control de dichas transacciones.

4) La Teneduría de Libros y las Normas tributarias.-

Lamentablemente desde una perspectiva contable no tiene un nivel detallado de normatividad sobre el uso de los libros y registros. A lo máximo podemos señalar el caso de la Sección III del Código de Comercio. Al salir una Norma Tributaria detallada sobre aspectos de teneduría de libros nos crea una falsa percepción sobre reglamentarla en su totalidad. Lo cual es un error. Así por ejemplo tenemos el caso del registro contable el cual se hace de acuerdo a NIIFS y en el supuesto que hayan diferencias se aplica la NIC 12.  A manera de conclusión podemos indicar que los “Formatos” son aplicables para el requerimiento de determinada información por parte de la Administración, pero que todavía distan de ser considerados como un reemplazo de los Libros y Registros Contables.